Patarimai užsakovui: Kaip išsirinkti vedėją renginiui?
Spauskite Jus dominančią dalį:
Jūsų renginio sėkmė bene labiausiai priklauso nuo renginio vedėjo. Pagrindinė vedėjo užduotis - atidaryti renginį, pristatyti ceremonijas, veiklas, žaidimus, pranešėjus ar tostų sakytojus. Jis turi sugebėti palaikyti publikos dėmesį ir energiją, pastebėti svečių reakcijas ir suteikti renginiui nuoseklumo. Idealus renginių vedėjas nuoširdžiai mėgaujasi renginiu, yra etiškas ir profesionalus, moka susidraugauti su publika, turi humoro jausmą, moka prisitaikyti įvairiose situacijose, improvizuoti. Svarbiausia - būtent toks, kokio jūs ieškote, sugebantis išpildyti jūsų lūkesčius ir pelnyti simpatijas.
Skirtingi renginių tipai - kuo skiriasi vedėjų paslaugos?
Vestuvės
Standartinės paslaugos, kurias teikia renginių vedėjai:
užimami svečiai, kol laukiama jaunųjų grįžtant iš fotosesijos;
pasitinkami jaunieji: svečiai informuojami, kur jiems stovėti, kada teikti dovanas, pristatomos tokios ceremonijos, kaip tėvelių pasitikimas su duona ir druska ir pan.;
pristatomas jaunųjų pirmasis šokis;
paraginama visus sėsti prie stalo, padedama svečiams surasti savo staliuką;
informuojama, kada bus vakarienė;
vedami žaidimai ir kitaip linksminami svečiai;
pristatomos pasveikinimo kalbos, tostai;
pristatomos ir pravedamos tokios vestuvių tradicinės veiklos kaip torto pjaustymas, puokštės ir keliaraiščio metimas, šeimos židinio perdavimas.
Įmonių renginiai
Įmonių renginiai gali būti labai įvairaus tipo: gimtadieniai, kalėdiniai vakarėliai, darbuotojų apdovanojimai. Jie gali būti skirti darbuotojams arba tik vadovams, oficialūs ar laisvo stiliaus, todėl vedėjų paslaugos gali labai skirtis. Jeigu renginys oficialus, pagrindinė vedėjo užduotis yra tinkamai pristatyti pranešėjus, pramogų atlikėjus ar kitus žmones, kurie bus scenoje. Ruošiantis renginiui vakaro vedėjas įprastai išsiaiškina šių žmonių pareigas, pasiekimus ar kokį nors įprastą ar linksmą faktą, kad kiekvienas pristatymas būtų vis kitoks ir publika nenuobodžiautų. Jeigu renginys neoficialus, vedėjas gali pravesti įvairias užduotis, žaidimus ir kitas pramogas.
Gimtadieniai, jubiliejai
Gimtadieniai ir jubiliejai iš kitų švenčių išsiskiria tuo, kad yra privatūs ir rengiami išskirtinai giminėms ir draugams. Pagrindinė gimtadienio vedėjo užduotis yra padaryti taip, kad jubiliatas jaustųsi ypatingas ir mylimas bei turėtų daug nuostabių šventės prisiminimų. Gimtadienių ir jubiliejų vedėjo paslaugos scenarijus labai priklauso nuo svečių ir jubiliato amžiaus.
Vaikų gimtadieniai
Vaikų gimtadienio vedėjas dažnai persirengia kokiu nors personažu, tad turi turėti savo arba nuomotą kostiumą. Svarbiausia užduotis - užimti vaikus ir kad nė vienas vaikas nesijaustų atstumtas. Be abejo, čia neapsieinama be įvairių kūrybingų bei energingų žaidimų. Ieškant vaikų renginio vedėjo galima samdytis laisvalaikio animatorių ar vaikų teatro aktorių.
Krikštynos
Krikštynos dažniausiai būna dviejų tipų - tai arba suaugusiems, arba vaikams skirta programa. Švenčių vedėjai dažnai siūlo atskiras dalis vaikams ir suaugusiems (dirba du vedėjai arba vienas, kuris iš pradžių užima vaikus, o vėliau veda programą suaugusiems).
Viešieji renginiai
Tai parduotuvių, klubų atidarymai, produktų pristatymai, prezentacijos, miesto šventės, prekybos centrų organizuojami renginiai. Pagrindinis renginio vedėjo tikslas informuoti, edukuoti, įkvėpti ir linksminti susirinkusius.
Kalėdų senelio programa
Ši programa ypatinga savo trukme 30 - 60 min. Trumpesnėje programoje Kalėdų senelis pasveikina vaikus ir dalina dovanėles, o ilgesnės programos metu vaikų laukia šokiai, dainos ir žaidimai su Kalėdų seneliu. Kalėdų senelis gali keliauti su palyda - Snieguole, nykštukais, elfais.
Ką apgalvoti prieš pradedant renginio vedėjo paiešką?
- Kokia yra renginio data? Nedelsdami ir pradėdami rinktis kuo anksčiau, turėsite daugiau pasirinkimo galimybių, nes žinomi renginių vedėjai savo tvarkaraštį planuojasi metams į priekį.
- Kokia bus auditorija? Svarbu žinoti, kiek renginyje dalyvaus svečių, kokio jie amžiaus, kuo užsiimantys, ką mėgsta. Nors dažnai renginiuose dalyvauja įvairūs žmonės ir visų poreikių patenkinti nėra įmanoma, žinant šią informaciją bus lengviau rasti žmogų, kuris sugebės sudominti svečius viso renginio metu.
- Kokia kalba vyks renginys? Galima rasti renginių vedėją, kuris pravestų renginį dvejomis kalbomis. Tokios paslaugos kaina ~+100 €
- Koks yra maksimalus biudžetas? Renginių vedėjų paslaugos yra brangios ir kaina gali būti didesnė, negu tikėtasi, todėl verta apmąstyti apie maksimalų biudžetą.
- Ko tikitės iš vedėjo? Ar Jums reikia žmogaus, kuris tiesiog pastovėtų, pasveikintų svečius ir tiesiog reprezentatyviai atrodytų, ar padėtų organizuoti visą šventę, o galbūt būtų atsakingas už konkrečią šventės dalį? Ieškant renginio vedėjo viešiesiems renginiams taip pat pravartu pagalvoti, kokios žinios ir įgūdžiai būtų reikalingi vedant renginį. Pavyzdžiui, naujai drabužių kompanijai pristatyti puikiai tiktų vedėja, kuri kartu yra ir žymi stiliaus ikona.
- Kokie yra renginio tikslai? Kalbant apie asmenines šventes šis klausimas dažniausiai nekyla, tačiau įmonių ir viešiesiems renginiams svarbiausia išsigryninti, kokiu tikslu kompanija organizuoja šį renginį.
Išsirinkti vedėją padės šie klausimai:
- Ar esate laisva(-s) šia data?
- Kokios yra Jūsų kainos ir iš ko susideda kaina? (Didžėjus, įgarsinimas, apšvietimas, muzikantai, kuro išlaidos ir t.t.)
- Kokią vakaro eigą siūlote?
- Kiek metų vedate tokio pobūdžio (vestuvės, krikštynos, įmonių renginiai) renginius ir kiek jau esate pravedęs?
- Kur galime rasti Jūsų buvusių klientų atsiliepimų? (Galite paprašyti duoti kontaktus.)
- Ar įmanoma kokiame nors renginyje pamatyti Jus kaip vedėją? (Pvz., viešame renginyje.)
- Ar turite vaizdo įrašų iš ankstesnių renginių?
- Kaip apibūdintumėte savo stilių? (Linksmas, oficialus, energingas, ramus?)
- Ar turėsite visus reikalingus rekvizitus žaidimams, užsiėmimams? (Ar yra papildomas mokestis?)
- Ar turėsite reikiamą įrangą ir belaidį mikrofoną?
- Kiek renginių vedate per vakarą? (Dėl papildomo streso renginių vedėjas gali padaryti daugiau klaidų.)
Kaip išsirinkti tinkamiausią?
Paskambinkite bent dviems-trims vedėjams, kad galėtumėte palyginti jų pasiūlymus ir bendravimą. Būtinai susitikite su pasirinktu vedėju gyvai, kad galėtumėte pabendrauti ir suprasti, ar šis žmogus jums patinka, ar jis yra linksmas, atsipalaidavęs, sugeba sklandžiai dėstyti mintis ir ar sugebės išpildyti jūsų lūkesčius. Pasidomėkite, ar vedėjas dirba vienas, ar su komanda, kokias veiklas siūlo, papasakokite lūkesčius ir atkreipkite dėmesį, kaip į juos reaguoja. Pasidomėkite, ar vedėjas taiko standartizuotą, ar individualizuotą programą. Jeigu samdoma vaikų šventei, būtinai išsiaiškinkite, ar vedėjas turi programų skirtų vaikams, ar turi patirties vaikų švenčių vedime.
Renginių organizatorių patarimai
Žilvinas Lazauskas, renginių organizavimo įmonės „Soundtrailer“ vadovas, sako, jog renkantis vedėją svarbiausia išsiaiškinti, kiek jis atitinka renginio koncepciją, ar jis jausis savo vietoje:
„Dažniausiai pasitaikanti klaida yra renginio formato nežinojimas, nesupratimas, kas tinka vienu ar kitu atveju, ar tai priimtina, ar tai skoninga. Kas tinka įmonės trisdešimtpenkmečiui paminėti, o kas - eiliniam kalėdiniam vakarui pritiktų, kaip priimti garbius svečius akcininkus iš užsienio ir kokia Kalėdų ar Žolinių šventė turėtų būti diplomatams, politikams, kaip reikia reprezentuoti šalį…“
Siekdami išvengti nemalonių situacijų galite kreiptis į renginių organizatorius, kurie parinks vedėjus, labiausiai tinkančius Jūsų šventei. Žilvinas Lazauskas teigia, jog užsakant renginio vedėją per renginių organizatorių vedimo kaina lieka tokia pati arba netgi sumažėja: „juk renginių organizatoriaus pagrindinė užduotis - už optimalią kainą padaryti nepriekaištingą renginį, įgyti užsakovo pasitikėjimą ir turėti dar ne vieną renginį ateityje“ - sako Žilvinas. Renginių organizatorė Kristina iš „Royal weddings“ sako, jog renkantis renginių vedėją svarbiausia atkreipti dėmesį į patirtį bei žmonių rekomendacijas. Svarbiausia - reikia susitikti gyvai ir pajausti, ar patinka jo charizma/temperamentas, ar jis neerzina, ar tinka jo juokai, kalba bei būdas. Kristina tai pat priduria:
„Norėdami sutaupyti turėtumėte rinktis mažiau žinomą vedėją, tačiau tai visiškai nereiškia, kad jis bus prastesnis.“
Tuo tarpu renginių organizatorius Liutauras Galinis sako: < „taupyti, renkantis renginio vedėją, galima, tačiau nepamirškime, jog nežinomas vedėjas, kuris gali būti rastas Google pagalba, gali nesukurti nuostabios šventės, o pašiurpinti susirinkusius svečius ir taip pat jus, tad rinkitės vedėjus atsakingai.“
Renginių vedėjas Haroldas Urbonavičius akcentuoja, jog populiariausius renginių vedėjus reiktų užsakyti prieš 1 - 1,5 metų, jeigu šventė vyks balandžio-rugsėjo mėn. ir pataria norintiems sutaupyti:
norėdami sutaupyti, šventę organizuokite lapkričio - sausio mėn., nes tai yra nedarbingiausias renginių vedėjų laikas.
Galutinis susitarimas – į ką atkreipti dėmesį?
Išsirinkus patikusį renginių vedėją, prieš pasirašant sutartį, nepamirškite išsiaiškinti šių dalykų:
- Jeigu renginys neplanuotai užsitęstų, kokios papildomų valandų kainos?
- Ką renginių vedėjas vilkės? Jeigu yra vakarėlio aprangos kodas, praneškite iš anksto.
- Ar reikalinga atskira patalpa persirengti, pasidėti daiktus?
- Ar reikalingas maitinimas?
- Ar reikalingas stalas didžėjui?
- Ar reikės pertraukų renginio metu?
- Kokiu tiksliu laiku vedėjas atvyks?
- Prieš kiek laiko pranešti apie tikslią šventės eigą ir būsimas veiklas?
- Kaip vyksta apmokėjimas, ar reikalingas užstatas?
- Jei dėl kokių nors nenumatytų priežasčių vedėjas negalės vesti renginio, ar galės surasti/parekomenduoti kitą patikimą vedėją?
Sutarties formą parsisiųsti ir sužinoti daugiau informacijos apie jos pasirašymą galite čia: Paslaugų pirkimo - pardavimo sutartis. Atmintinė užsakovui 2018.
Renginių vedėjų klaidos
Netinkamai pasirinktas vedėjas gali sugadinti šventę. Interneto forumuose galima rasti tokių istorijų: supainioti ar neteisingai ištarti svečių vardai ar pavardės, per daug dėmesio sau reikalaujantis vedėjas, dažni raginimai gerti alkoholinius gėrimus, kai užsakovai to nepageidauja, netinkami pokštai ar komentarai (pvz., per krikštynas pasakojami suaugusiems skirti nepadorūs juokeliai). Yra nutikę netgi taip, jog vedėjas per daug vaišinosi maistu ir gėrimais ir netgi užmigo renginio metu. Renginio vedėją rinkdamiesi atidžiai, užtikrinsite, jog tokios situacijos Jūsų šventėje neįvyks.
Dažniausios užsakovų klaidos
- Pasirinktas pats pirmas vedėjas ir nepabendrauta su kitais. Kad ir kaip patiktų vedėjas - paskambinę daugiau paslaugų teikėjų arba rasite dar geresnį, arba tikrai žinosite, jog pirmasis yra pats geriausias.
- Renkamasi tik pagal rekomendacijas. Rekomendacijos yra geras šaltinis renkantis, tačiau neturėtų būti vienintelis. Visi žmonės yra skirtingi ir kas patiko jūsų draugams, nebūtinai patiks jums.
- Su pasirinktu vedėju nesusitikta gyvai. Bendravimas telefonu neatstoja gyvo bendravimo, kuomet matosi žmogaus kūno kalba ir veido mimikos. Tik susitikę gyvai suprasite, ar tas vedėjas jums tiks.
- Nepranešama apie savo lūkesčius (ar norima tostų, tradicijų, ar norima dalyvauti veiklose). Tuomet gali nutikti taip, kad vedėjas jus vers dalyvauti žaidime, kuriame nenorėsite dalyvauti. Būtinai informuokite vedėją iš anksto, ko norite ir ko nenorite.
- Neprisidedama prie programos kūrimo ir viskas paliekama vedėjo valiai. Profesionalas tikrai sugebės parengti kokybišką programą savarankiškai, tačiau gražiausia ir įsimintiniausia šventė bus, jeigu įdėsite dalelę savęs. Jeigu turite idėjų, kurias norėtumėte įtraukti į scenarijų, būtinai pašnekėkite su savo vedėju.
- Norima žinoti iš anksto visas asmeninės šventės scenarijaus detales iki smulkmenų. Žinoma, tai padės apsidrausti nuo įvairių nemalonių situacijų, tačiau šventė nebus tokia ypatinga, kai viską žinosite. Šis patarimas negalioja organizuojant renginį savo darbuotojams ar klientams.
Rekomenduoju šią malonią vedančiąją ir kitiems.